SOP kya hai | SOP के बारे में वह सब कुछ जो आपको जानना चाहिए

SOP kya hai | SOP के बारे में वह सब कुछ जो आपको जानना चाहिए

नमस्ते दोस्तों, न्यूज़ घाट में आपका स्वागत हेै। आज के इस आर्टिकल SOP kya hai | SOP के बारे में वह सब कुछ जो आपको जानना चाहिए में हम जानेंगे कि SOP क्या है?What is SOP? इसकी आवश्यकता क्यों है?Why is SOP need? एवं वह सब कुछ जो आपको SOP के बारे में पता होना चाहिए, SOP full form in Hindi, SOP फुल फॉर्म इन हिंदी तो चलिए दोस्तों जानते हैं इन सभी प्रश्नों के उत्तर।

SOP एक मानक संचालन प्रक्रिया के लिए संक्षिप्त रूप है। यह एक निर्देशात्मक दस्तावेज है जो एक प्रक्रिया को चरणों में विभाजित करता है और फ्लो चार्ट से लेकर चेकलिस्ट तक के विभिन्न प्रारूप हो सकते हैं। कंपनियां विभिन्न आंतरिक प्रक्रियाओं के लिए मानक संचालन प्रक्रियाएं बनाती हैं।

SOP (मानक संचालन प्रक्रिया) क्या है?

एक मानक संचालन प्रक्रिया (एसओपी) लिखित निर्देशों का एक समूह है जो चरण-दर-चरण प्रक्रिया का वर्णन करता है जिसे नियमित गतिविधि को ठीक से करने के लिए लिया जाना चाहिए। एसओपी का हर बार ठीक उसी तरह पालन किया जाना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि संगठन सुसंगत और उद्योग के नियमों और व्यावसायिक मानकों के अनुपालन में बना रहे।

मानक संचालन प्रक्रियाएं संगठन को सफल होने के लिए आवश्यक नीतियां, प्रक्रियाएं और मानक प्रदान करती हैं। वे त्रुटियों को कम करके, दक्षता और लाभप्रदता बढ़ाकर, एक सुरक्षित कार्य वातावरण बनाकर और मुद्दों को हल करने और बाधाओं को दूर करने के लिए दिशानिर्देश तैयार करके व्यवसाय को लाभान्वित कर सकते हैं।

सभी प्रकार के संगठनों के लिए मानक संचालन प्रक्रियाओं को बनाए रखना महत्वपूर्ण है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि प्रत्येक कर्मचारी सभी मानकों और विनियमों के अनुसार नियमित कार्यों को लगातार और सुरक्षित रूप से पूरा कर सके।

सीधे शब्दों में कहा जाए तो जैसे किसी देश के लिए संविधान होता है और उस देश में संविधान का पालन किया जाता है उसी प्रकार किसी ऑर्गनाइजेशन या किसी कंपनी में SOP का पालन किया जाता है और इसी प्रकार SOP काम करती हेै|

SOP (एसओपी) का फुल फॉर्म “Standard Operating Procedures (स्टैंडर्ड ऑपरेटिंग प्रोसीजर)” है तथा SOP हिंदी में इसे एक मानक संचालन प्रक्रिया कहते है | एसओपी विभिन्न कम्पनियों द्वारा सेल्स, मार्केटिंग, एकाउंटिंग और कस्टमर सर्विस जैसे व्यवसायिक कार्यों में निरंतरता सुनिश्चित करनें के लिए एक मानक प्रक्रिया होती है|

दरअसल SOP किसी क्षेत्र में कार्य करने वाले लोग तथा कर्मचारी के लिए SOP एक गाइडलाइन की तरह काम करती है इसके द्वारा वहां काम करने वाले लोगों और कर्मचारियों को बहुत ही काम में आसानी होती है क्योंकि उन्हें एक गाइडलाइन मिल जाती है कि किस काम के लिए क्या करना है|

एसओपी (SOP) दस्तावेज क्या है?

एक मानक संचालन प्रक्रिया एक दस्तावेज है जिसमें कर्मचारियों को एक संगठन के भीतर तकनीकी, दोहराव वाली प्रक्रिया को करने के तरीके पर मार्गदर्शन करने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश होते हैं। किसी कार्य को कैसे किया जाए, इसके लिए इसे एक प्लेबुक के रूप में सोचा जाता है।

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एसओपी उन लोगों के समूह के लिए लिखा जाता है जो कार्य करते हैं। दिशा-निर्देशों के बिना, प्रत्येक व्यक्ति अपने तरीके से कार्य पूरा करेगा। अपेक्षित परिणाम देने के लिए एक एसओपी प्रक्रिया की निरंतरता बनाता है।

उदाहरण के लिए, एचआर ऑनबोर्डिंग कर्मचारियों के लिए एक एसओपी बना सकता है।

मानक संचालन प्रक्रियाएं कंपनियों को अधिक कुशलता से चलाने और अंततः पैसे बचाने में मदद कर सकती हैं। उदाहरण के लिए, निर्माता मशीन रखरखाव के प्रबंधन के लिए टीम के सदस्यों के लिए SOP (Standard Operating Procedures) का निर्माण कर सकते हैं। एक चेकलिस्ट होने से जिसकी प्रतिदिन समीक्षा की जानी चाहिए, उपकरण की विफलता के कारण अनियोजित डाउनटाइम से बचा जा सकता है।

SOP दस्तावेज़ का सामान्य उद्देश्य है :

•निरंतरता बनाने के लिए टीम के सदस्यों को कंपनी में काम करने के मानक तरीके से संरेखित करे।

•प्रत्येक कर्मचारी के लिए स्पष्टीकरण प्रदान करता है।

•एक सुसंगत, बेहतर उत्पाद या सेवा में परिणाम|

•गलत संचार के कारण महंगी त्रुटियों की संभावना कम करें।

•शेड्यूल पर रहें।

•अनुपालन सुनिश्चित करें, अर्थात खाद्य निर्माताओं को FDA नियमों का पालन करना चाहिए।

•उत्पाद वापस लेने की दर कम करें।

•लाभ बढ़ाएँ।

एक एसओपी उन सभी संबंधित कर्मचारियों को वितरित किया जाता है जो विशिष्ट प्रक्रिया में प्रभावित या शामिल होते हैं।

एसओपी (SOP) टेम्प्लेट क्या है ?

अब जब हम एसओपी की परिभाषा जानते हैं, तो एसओपी टेम्प्लेट क्या है और कंपनियों को इसकी आवश्यकता क्यों है? सीधे शब्दों में कहें, एक एसओपी टेम्प्लेट एक पूर्व-स्वरूपित दस्तावेज़ है जिसे एक कंपनी एक मानक संचालन प्रक्रिया लिखने के लिए शुरुआती बिंदु के रूप में उपयोग करती है। किसी भी टेम्पलेट की तरह, यह ऑपरेटिंग प्रक्रियाओं को बनाने के लिए एक बुनियादी संरचनात्मक दिशानिर्देश के रूप में कार्य करता है।

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एक कंपनी के पास कई एसओपी हो सकते हैं, जो अलग-अलग लोगों द्वारा लिखे गए हैं, जो विभिन्न प्रकार के असाइनमेंट को पूरा करने के तरीकों को दर्शाते हैं। एक टेम्प्लेट एक मानक फ़ॉन्ट और रिक्ति की तरह एक एकल शैली बनाता है, इसलिए प्रत्येक दस्तावेज़ संरचनात्मक रूप से सुसंगत है।

एक टेम्प्लेट यह निर्देशित करेगा कि एसओपी के भीतर प्रत्येक विषय के दस्तावेज़ और प्लेसमेंट में कौन सी जानकारी होनी चाहिए। एक एसओपी से दूसरे में यह निरंतरता पाठकों (अक्सर कर्मचारियों) को उनकी जरूरत की जानकारी आसानी से खोजने में मदद करती है।

हाल की घटनाओं ने एसओपी टेम्प्लेट और सर्वोत्तम प्रथाओं के महत्व को प्रदर्शित किया है। जब COVID-19 का उदय हुआ, तो कई व्यवसायों को कार्यस्थल की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए जल्दी से नई संचालन प्रक्रियाएँ बनानी पड़ीं। हाथ में एक टेम्पलेट होने से व्यवसाय निरंतरता का समर्थन करने वाली प्रक्रियाओं में त्वरित परिवर्तन सक्षम होते हैं।

SOP की आवश्यकता क्यों हेै ?

1. समय और पैसे की बचत

अगर किसी कंपनी के कर्मचारी एक ही कार्य को अलग-अलग ढंग से करेंगे तो समय सी बात है कि कार्य पूरा होने में बहुत अधिक समय लग जाएगा और यदि उसी कार्य को कंपनी के द्वारा निर्धारित मानक सक्रिय द्वारा पूरा किया जाता है तो उसने समय कम लगेगा यानी काम शीघ्रता से पूरा हो सकेगा। जिससे उस कंपनी को समझ और पैसे दोनों का लाभ मिलेगा।

2. कार्यों में निरंतरता

किसी कंपनी में यदि मानक संचालन प्रक्रिया के चाहत किसी कार्य को किया जाता है जिसमें व्यावसायिक प्रक्रियाओं का सटीक और सही ढंग से पालन किया जाता है जिससे कार्यों में निरंतरता बनी रहती है तथा कंपनी का संचालन अच्छे से हो पाता है।

3. कार्य-प्रवाह और संचार में सुधार

हाल ही में, एक सर्वेक्षण हुआ जिस में पाया गया कि मानक संचालन प्रक्रिया एक कंपनी, और उसकी कर्मचारियों को बेहतर कार्य प्रवाह, और संचार प्रदान कर सकता है।

4. सुरक्षित, और कार्य कुशल वातावरण

किसी भी कंपनी में एक सुरक्षित वातावरण का होना बहुत ही महत्वपूर्ण होता है जब एक सुरक्षित और कार्य कुशल वातावरण के निर्माण की बात आती है तो मानक संचालन प्रक्रिया का पालन करना अत्यंत महत्वपूर्ण हो जाता है। यदि कंपनी मानक संचालन प्रक्रिया का पालन नहीं करती हेै, स्वाभाविक रुप से कंपनी के वातावरण को प्रभावित करेगा, और कार्यों का निष्पादन उचित तरीके से नहीं हो पाएगा।

कंपनी या संगठन में एसओपी (SOP) होने के लाभ

आपकी व्यावसायिक गतिविधियों में अधिक संरचना बनाने से उत्पादकता में नाटकीय रूप से सुधार हो सकता है और लागत कम हो सकती है। इस तरह के मानकीकरण से हर संगठन को लाभ नहीं होगा, और यह आप पर निर्भर करता है, व्यवसाय के मालिक या प्रबंधक, यह निर्धारित करने के लिए कि क्या ऐसी कार्य प्रक्रियाएं हैं जिन्हें आपकी कंपनी के भीतर हर दिन दोहराया जा सकता है और यदि यह एसओपी के माध्यम से कर्मचारियों को उन प्रक्रियाओं को पढ़ाने के लायक है।

किसी कंपनी या संगठन में प्रक्रियाओं को मानकीकृत करने और औपचारिक एसओपी का दस्तावेजीकरण करके कई बड़े लाभ प्राप्त किए जा सकते हैं। यहां कुछ लाभ बताए गए हैं

1. किसी कार्य को ठीक से करने के लिए आवश्यक सभी सुरक्षा, स्वास्थ्य, पर्यावरण और परिचालन संबंधी जानकारी लोगों को प्रदान करना। सुरक्षा, स्वास्थ्य और पर्यावरण की अनदेखी करते हुए केवल उत्पादन पर मूल्य रखना लंबे समय में महंगा है। बाद में दुर्घटनाओं, जुर्माना और मुकदमेबाजी का सामना करने की तुलना में कर्मचारियों को नौकरी करने के सभी पहलुओं में प्रशिक्षित करना बेहतर है।

2. यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रक्रियाओं और उत्पादों के गुणवत्ता नियंत्रण को बनाए रखने के लिए उत्पादन संचालन लगातार किया जाता है। उपभोक्ता, व्यक्तियों से लेकर कंपनियों तक, लगातार गुणवत्ता और विशिष्टताओं के उत्पाद चाहते हैं। एसओपी नौकरी के कदम निर्दिष्ट करते हैं जो उत्पादों को मानकीकृत करने में मदत करते हैं।

3. यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रक्रियाएं निर्बाध रूप से जारी रहें और निर्धारित समय पर पूरी हो जाएं। एसओपी का पालन करके, आप उपकरण की विफलता या अन्य सुविधा क्षति के कारण प्रक्रिया बंद होने से बचने में सहायता करते हैं।

4. यह सुनिश्चित करने के लिए कि विनिर्माण और अन्य प्रक्रियाओं में कोई विफलता न हो जो आसपास के समुदाय में किसी को नुकसान पहुंचाए। एसओपी में स्वास्थ्य और पर्यावरणीय कदमों का पालन करना फैल और उत्सर्जन के खिलाफ सुनिश्चित करता है जो पौधों के पड़ोसियों को धमकाता है और सामुदायिक आक्रोश पैदा करता है।

5. यह सुनिश्चित करने के लिए कि कंपनी और सरकारी नियमों के अनुपालन में अनुमोदित प्रक्रियाओं का पालन किया जाता है। अच्छी तरह से लिखे गए एसओपी यह सुनिश्चित करने में योगदान करते हैं कि सरकारी नियम संतुष्ट हैं। वे सही ढंग से संचालित करने के लिए कंपनी के सद्भावना इरादे को भी प्रदर्शित करते हैं। उचित एसओपी लिखने और उनका उपयोग करने में विफलता केवल सरकारी नियामकों को संकेत देगी कि आपका व्यवसाय अनुपालन के बारे में गंभीर नहीं है।

6. उपयोगकर्ताओं को उस प्रक्रिया के बारे में सिखाने के लिए एक प्रशिक्षण दस्तावेज के रूप में कार्य करना जिसके लिए एसओपी लिखा गया था। पूरी तरह से एसओपी का उपयोग उन कर्मचारियों के लिए मानकीकृत प्रशिक्षण प्रदान करने के आधार के रूप में किया जा सकता है जो किसी विशेष नौकरी के लिए नए हैं और जिन्हें पुन: प्रशिक्षण की आवश्यकता है।

7. सहकर्मियों के लिए एक चेकलिस्ट के रूप में सेवा करना जो उचित प्रदर्शन को सुदृढ़ करने के लिए नौकरी के प्रदर्शन का निरीक्षण करते हैं। साथी कामगारों की सक्रिय रूप से देखभाल करने की प्रक्रिया में एक कर्मचारी दूसरे को अच्छे कार्य निष्पादन के सभी पहलुओं में कोचिंग देना शामिल है। एक अच्छे एसओपी में सही प्रक्रियाओं की रूपरेखा तैयार करते समय, कोई भी सहकर्मी उस एसओपी का उपयोग दूसरे को प्रशिक्षित करने और कार्य कौशल में सुधार करने में मदद कर सकता है।

8. लेखा परीक्षकों के लिए एक चेकलिस्ट के रूप में कार्य करना। नौकरी के प्रदर्शन का लेखा-जोखा एक प्रक्रिया है जो पहले बताए गए अवलोकन के समान है, केवल इसमें आमतौर पर रिकॉर्ड रखना शामिल है। विस्तृत ऑडिट चेकलिस्ट विकसित करते समय एसओपी को एक ठोस आधार के रूप में काम करना चाहिए।

9. किसी मौजूदा प्रक्रिया में कैसे, क्यों और कब कदमों के ऐतिहासिक रिकॉर्ड के रूप में कार्य करना। यह एक प्रक्रिया या उपकरण बदलते समय उन चरणों को संशोधित करने के लिए एक तथ्यात्मक आधार प्रदान करता है। जैसे-जैसे लोग कंपनियों के भीतर और कंपनियों के बीच नौकरी से नौकरी की ओर बढ़ते हैं, कार्यस्थल से अलिखित ज्ञान और कौशल गायब हो जाते हैं। उचित रूप से अनुरक्षित लिखित एसओपी सर्वोत्तम अनुभव को क्रॉनिकल कर सकते हैं जो पुराने कर्मचारियों के आगे बढ़ने पर नए कर्मचारियों की सहायता कर सकते हैं।

10. दुर्घटना जांच में समीक्षा के लिए प्रक्रिया में कदमों की व्याख्या के रूप में कार्य करना। हालांकि दुर्घटनाएं दुर्भाग्यपूर्ण हैं, उन्हें परिस्थितियों में सुधार करने के तरीके सीखने के अवसरों के रूप में देखें। एक अच्छा एसओपी आपको दुर्घटनाओं की जांच शुरू करने का आधार देता है।

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SOP (मानक संचालन प्रक्रिया) को लिखना

इन्हें आप 16 चरणो के माध्यम से समझ सकते हैं

चरण 1: समझें कि आप अपने एसओपी कैसे पेश करने जा रहे हैं

चरण 2: प्रासंगिक हितधारकों को इकट्ठा करें

चरण 3: अपने उद्देश्य को पूरा करें

चरण 4: अपने एसओपी की संरचना निर्धारित करें

चरण 5: प्रक्रिया का दायरा तैयार करें

चरण 6: एक सुसंगत शैली का प्रयोग करें

चरण 7: यदि लागू हो तो सही संकेतन का प्रयोग करें

चरण 8: प्रक्रिया के सभी आवश्यक चरणों को पूरा करें

चरण 9: प्रक्रिया में संभावित समस्याओं का आकलन करने का प्रयास करें

चरण 10: मेट्रिक्स निर्धारित करें जिसके खिलाफ एसओपी का न्याय किया जा सकता है

चरण 11: प्रक्रिया का परीक्षण करें

चरण 12: प्रक्रिया को वरिष्ठ अधिकारियों को भेजें

चरण 13: प्रक्रिया को अनुकूलित करने की विधि स्पष्ट करें

चरण 14: अपनी प्रक्रिया पर जोखिम मूल्यांकन करे

चरण 15: प्रवाह आरेख बनाने पर विचार करें

चरण 16: एसओपी को अंतिम रूप देना और लागू करना

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दोस्तों हम उम्मीद करते हैं कि आपको न्यूज़ घाट का यह आर्टिकल बहुत पसंद आया होगा की SOP क्या है ? What is SOP ? इसकी आवश्यकता क्यों है ? Why is SOP need ? एवं वह सब कुछ जो आपको SOP के बारे में पता होना चाहिए, SOP full form in Hindi, SOP फुल फॉर्म इन हिंदी। यदि आपका कोई आर्टिकल से संबंधित सवाल है तो आप हमें कमेंट कर के अवश्य बताएं हमें खुशी होगी। यदि आपको लगता है कि किसी आपके नियर-डियर को इस आर्टिकल की जरूरत हैं तो उन्हें अवश्य शेयर करें!